Privacyverklaring Ros Loopbaan

Ros Loopbaan verwerkt persoonsgegevens en streeft ernaar om zorgvuldig en veilig gebruik te maken van persoonsgegevens binnen de grenzen van de wetgeving. In deze privacyverklaring beschrijven wij wie we zijn, hoe en voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.

Om de informatie overzichtelijk te houden, is ieder onderwerp onderverdeeld in twee informatielagen. Eerst ziet u een samenvatting op hoofdlijnen. Als u meer gedetailleerde informatie wilt, verwijzen wij naar de link ‘meer details’.

We hebben getracht om alle informatie duidelijk en leesbaar op te schrijven. Heeft u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen over ons gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u natuurlijk altijd contact met ons opnemen. Verderop in deze privacyverklaring leest u hoe u dit kunt doen.

Wij raden u aan om ook onze aparte cookieverklaring door te lezen. In die verklaring beschrijven wij ons gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën.
En, onze dienstverlening ontwikkelt zich en daarmee ook onze privacyverklaring. Wij raden u daarom aan regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn gedaan in deze privacyverklaring, zodat u precies weet waar u aan toe bent. Helemaal onderaan in deze privacyverklaring kunt u lezen wanneer het voor het laatst is gewijzigd. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen via e-mail. Wij streven ernaar om zorgvuldig en veilig gebruik te maken van uw persoonsgegevens en wij houden ons daarbij tenminste aan de volgende beginselen inzake de Verwerking van persoonsgegevens:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie:
Persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de betrokkene rechtmatig, behoorlijk en transparant is.
Doelbinding:
Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Deze doeleinden zijn concreet en voorafgaand aan de Verwerking geformuleerd. Persoonsgegevens worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
Dataminimalisatie:
Bij een verwerking van persoonsgegevens blijft de hoeveelheid en het soort gegevens beperkt tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het specifieke doeleinde. De gegevens dienen met het oog op dat doel toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig te zijn.
Noodzakelijkheid en evenredigheid:
Verwerking van persoonsgegevens gebeurt op de minst ingrijpende wijze en dient in redelijke verhouding te staan tot het beoogde doeleinde.
Juistheid:
Er worden maatregelen getroffen om zoveel mogelijk te waarborgen dat de te verwerken persoonsgegevens juist en actueel zijn.
Integriteit en vertrouwelijkheid:
Persoonsgegevens worden adequaat beveiligd volgens de geldende beveiligingsnormen.
Opslagbeperking:
Persoonsgegevens worden niet langer verwerkt dan noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking. Hierbij worden de van toepassing zijnde bewaartermijnen in acht genomen.

Gehanteerde begrippen

De begrippen uit deze Privacyverklaring zijn (groten)deels gebaseerd op de definities uit artikel 4 van de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna te noemen: AVG). Klik voor meer gedetailleerde informatie op ‘meer details’ en zie tevens artikel 4 van de AVG.

AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming die per 25 mei 2018 in werking treedt.
Privacyverklaring: deze verklaring waarin staat beschreven wie wij zijn, hoe en voor welke doeleinden wij uw Persoonsgegevens verwerken, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en wat verder nog van belang kan zijn voor u om te weten.
Persoonsgegeven: elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon (de Betrokkene).
Betrokkene:degene op wie de persoonsgegevens betrekking hebben.
Verwerking: elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, ordenen, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, samenbrengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van Persoonsgegevens.
Verwerkingsverantwoordelijke:de (operationele) directie van Ros Loopbaan, ofwel de persoon of entiteit die alleen of samen met anderen het doel van en de middelen voor de verwerking van Persoonsgegevens vaststelt.
Verwerker:persoon of entiteit die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt.
Bijzonder(e) Persoonsgegeven(s):Persoonsgegevens die door hun aard bijzonder gevoelig zijn, verdienen specifieke bescherming aangezien de context van de verwerking ervan significante risico’s kan meebrengen voor de Betrokkene. Denk aan gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt en verwerking van Gegevens over gezondheid. Verwerking is verboden tenzij de AVG een uitzondering maakt.
Gezondheidsgegevens:Persoonsgegevens die verband houden met de fysieke of mentale gezondheid, zoals ziekte, handicap, ziekterisico, medische voorgeschiedenis, klinische behandeling, patiëntennummer, uitslagen onderzoeken, fysiologische of biomedische staat van de Betrokkene, ook uit verleden/toekomst.

Bij Ros Loopbaan, staan de gezondheidsgegevens over betrokkene veelal beschreven in de functie mogelijkheden lijst opgesteld door een bedrijfsarts of het arbeidsdeskundig onderzoek opgesteld door een arbeidsdeskundige.

Procesdossier: het operationele gedeelte van het dossier over de status van de aan Ros Loopbaan verstrekte opdracht, welke staat vermeld in ons cliëntvolgsysteem.
Bijzonder dossier: het gedeelte van het dossier over de status van de functioneel belastbare mogelijkheden vanuit de aan Ros Loopbaan verstrekte opdracht, die staat vermeld in ons cliëntvolgsysteem.
Gebruiker van Persoonsgegevens: degene die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken.
Opdrachtgever: degene of de organisatie die Ros Loopbaan opdracht heeft verstrekt tot advisering en ondersteuning bij 2e spoor begeleiding, outplacement en/of loopbaanbegeleiding van zijn of haar medewerkers.
Derde:Ieder ander, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de gebruiker van persoonsgegevens.
Toestemming van de betrokkene:elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt. Toestemming moet gericht zijn op een specifieke (categorie van) verwerking(en).

Welke Persoonsgegevens verzamelen wij van u?

Wij verzamelen persoonsgegevens via onze opdrachtgevers, via de arbodienst en/of bij uzelf (de betrokkenen). Betrokkenen zijn veelal personen/medewerkers, die in dienst zijn van onze opdrachtgevers of via bemiddeling van opdrachtgevers aan Ros Loopbaan worden voorgedragen in het kader van de mobiliteitsprogramma’s, 2e spoor begeleiding, outplacement of loopbaanbegeleiding.

Wij verzamelen verschillende categorieën persoonsgegevens:

Personalia (bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer)
Gezondheidsgegevens (bijvoorbeeld 1e ziektedag, functie mogelijkheden lijst, resultaten van het arbeidsdeskundig onderzoek). De Verwerking van gezondheidsgegevens geniet specifieke aandacht. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden voor zover dat noodzakelijk is voor een goede uitvoering van wettelijke voorschriften of voor 2^e spoor begeleiding van de betrokkenen in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid.
Gedurende de looptijd van een traject wordt informatie verzameld vanuit assessments, testen en coachingsgesprekken en verwerkt in voortgangsverslagen.
Accountgegevens (bijvoorbeeld gebruikersnaam en wachtwoord)
Marketingvoorkeuren (bijvoorbeeld of u zich heeft aan- of afgemeld voor de nieuwsbrief)
Interactiegegevens (bijvoorbeeld uw contact in verband met klantenservice of andere digitale en/of schriftelijke correspondentie)
Betalingsgegevens (bijvoorbeeld wanneer u zelf een traject bij ons inkoopt in plaats van uw werkgever)

Voor welke doeleinden verwerken wij uw Persoonsgegevens?

Onze werkzaamheden zijn hoofdzakelijk gericht op de advisering en ondersteuning van onze opdrachtgevers bij de mobiliteitsprogramma’s, 2e spoor begeleiding, outplacement of loopbaanbegeleiding. Wij streven ernaar zieke medewerkers (ofwel betrokkenen) van onze opdrachtgevers te helpen om terug te keren naar hun eigen werk of om ander werk te vinden dat aansluit bij hun kennis, vaardigheden en mogelijkheden. Daarbij kunnen wij betrokkenen onder meer ondersteunen met coaching, een beroepskeuzetest, sollicitatietraining, scholing en cursussen.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de uitvoering van de met u en de met onze opdrachtgevers afgesloten overeenkomst(en), administratie, communicatie, marketing en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Voor de uitvoering van kwaliteits- en managementdoeleinden maken wij zo veel als mogelijk gebruik van anonieme gegevens en dus niet van persoonsgegevens.

Op welke juridische grondslagen baseren wij de verwerking(en) van uw persoonsgegevens?

De wet bevat een limitatieve opsomming van grondslagen die de verwerking van uw persoonsgegevens rechtvaardigen. Wij beroepen ons op drie van deze juridische grondslagen. Onze verwerking(en) van uw persoonsgegevens geschieden namelijk ter uitvoering van een overeenkomst, en/of op basis van een gerechtvaardigd belang van Ros Loopbaan en/of op basis van uw toestemming.

Wat is het gerechtvaardigd belang van Ros Loopbaan bij de Verwerking van uw Persoonsgegevens?

De verwerking van uw persoonsgegevens is nodig om een goede relatie in stand te houden tussen Ros Loopbaan en onze klanten, of voor behartiging van onze eigen redelijke zakelijke belangen. Bijvoorbeeld om onze opdrachtgevers te informeren over nieuwe producten, diensten en activiteiten, of om onze belangen te verdedigen in een eventuele juridische procedure.

Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan derden in overeenstemming met deze privacyverklaring en de wet. Zonder uw uitdrukkelijke toestemming zal Ros Loopbaan uw persoonsgegevens niet bekend maken aan derden voor bijvoorbeeld tevredenheidsonderzoeken in het kader van een keurmerk.

Hoe lang worden uw Persoonsgegevens bewaard?

Uw persoonsgegevens worden verwijderd wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn voor de hierboven beschreven doeleinden. En, Ros Loopbaan zal uw persoonsgegevens in geen geval langer zal bewaren, dan wettelijk is toegestaan.

Hoe kunt u uw persoonsgegevens beheren?

U heeft het recht de verzameling van uw persoonsgegevens door ons in te zien, te rectificeren en/of te wissen. Daarnaast kun u bij ons uw volgende rechten inroepen: het recht op beperking van uw persoonsgegevensverwerking, het recht op de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens en het recht van bezwaar. Hieronder leest u waar en hoe u gebruik kunt maken van deze rechten. Daarnaast leest u over de termijnen, kosten en overige relevante informatie met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten. Houd u er rekening mee dat wij aanvullende informatie kunnen opvragen om uw identiteit te verifiëren.

Kunt u uw toestemming later alsnog intrekken?

Indien u toestemming heeft gegeven voor een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u deze toestemming altijd intrekken. Houd er rekening mee dat de intrekking van uw toestemming geen terugwerkende kracht heeft en dat het intrekken van toestemming alleen mogelijk is wanneer u eerst toestemming heeft gegeven.

Kunt u een klacht indienen?

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien u een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door Ros Loopbaan. Bijvoorbeeld omdat u vindt dat wij niet zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens, of omdat u inzage of rectificatie heeft gevraagd van uw persoonsgegevens, maar u niet tevreden bent met onze reactie.

Bent u verplicht persoonsgegevens te verstrekken aan ons en wat als u geen persoonsgegevens wilt verstrekken?

Voor Ros Loopbaan is uw verstrekking van persoonsgegevens in sommige gevallen noodzakelijk. Bijvoorbeeld om een mobiliteitsprogramma uit te kunnen voeren of een dienst te kunnen leveren. Wij maken duidelijk onderscheid tussen persoonsgegevens waarvan de verstrekking wel en niet noodzakelijk is.

Wanneer is deze privacyverklaring voor het laatst gewijzigd?

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op en geldig per 12 mei 2018.