Wat zijn de absolute do’s en don’ts bij een sollicitatie? Als iemand daar antwoord op weet, is het wel Franziska Szabó. Zij is directeur-eigenaar van PA Online, een bureau voor de werving, selectie en detachering van personal assistants, en heeft daardoor veel ervaring in het recruitment- en selectieproces.
We mochten haar interviewen en vroegen naar haar tips voor een succesvolle sollicitatie. Die tips gelden niet alleen voor personal assistants, maar voor alle functies en voor iedereen die succesvol wil solliciteren.
Hoeveel reacties krijg jij gemiddeld op een vacature?
“Dit is afhankelijk van het niveau van de functie, maar het kan voor een PA-functie gemakkelijk oplopen tot ruim veertig”.
Hoe maak jij hieruit een eerste selectie?
“In zijn algemeenheid valt veel direct af. Allereerst de, zoals ik ze noem, verplichte sollicitaties. Deze zijn geschreven met als enige doel om aan de UWV-verplichting te voldoen en die herken ik direct. Daarnaast zijn er ook sollicitaties waarbij er sprake is van een duidelijke mismatch met de functie-eisen. Ook deze sollicitaties pik ik er direct uit. De sollicitaties die op deze manier afvallen gaan gelijk naar de map ‘ongeschikt’.”
Oké, dat scheelt alvast. En dan, hoe ga je bij de resterende sollicitaties te werk?
“Allereerst kijk ik naar het cv. Dat scan ik en als de eerste indruk niet goed is, dan weet ik genoeg. De foto is in dit verband heel erg belangrijk. Als PA werk je voor de CEO of de Raad van Bestuur. Je bent het visitekaartje van de onderneming en als de foto niet verzorgd of niet zakelijk is, dan val je gelijk af. Mijn motto is ‘je krijgt nooit een tweede kans om een eerste indruk te maken’, maar helaas zijn sollicitanten hier niet altijd even goed van doordrongen. Dit geldt overigens niet alleen voor PA’s, maar eigenlijk voor alle functies.
Verder kijk ik naar hoe het cv is opgesteld. Ik vind het altijd fijn als er gebruik wordt gemaakt van kernwoorden en bullet points. Dat trekt de aandacht. Het leest en scant lekker snel. Verder heb ik een voorkeur voor een uitgebreid cv, dus met een goede toelichting op de werkzaamheden. Er moet wel wat te lezen zijn, dus met alleen functieopsommingen kan ik heel weinig.”
Wat zijn de kenmerken van een goed cv?
“Zoals ik al zei ontvang ik graag een uitgebreid cv met een goede foto, en overzichtelijk ingedeeld en relevant. Ik wil dus een toelichting op de functies. Wat heb je precies gedaan? Noem een project dat je succesvol hebt uitgevoerd en vertel wat jouw rol was.
Als ik een tip mag meegeven: een cv wordt net zo gelezen als jij zelf de krant leest. Dus ‘koppen’, zoals opleidingen en functies, moet je snel en makkelijk kunnen scannen, want ik ben ongeduldig en dat geldt vermoedelijk voor alle recruiters. Trigger je lezer!”
En als je nog geen goede selectie hebt kunnen maken op basis van de cv’s, wat is dan je volgende stap?
“Daarna lees ik de motivatie in de mail, waarbij ik vooral ook let op correct taalgebruik en een overzichtelijke indeling. Dus goede alinea’s en voldoende wit. Na deze stappen heb ik meestal een selectie van vier à vijf kandidaten over met wie ik afspreek voor een persoonlijk interview van 1,5 tot 2 uur. Daar moeten de indrukken bevestigd worden en dan draag ik de kandidaten die ik het meest geschikt vind voor aan mijn opdrachtgever.”
Vind je dat je altijd een motivatie moet meesturen? En waar moet je dan op letten?
“Ja, wij vragen altijd om een motivatie. Als je geen professionele brief kan schrijven, dan ben je in elk geval als PA voor mij ongeschikt. Wij letten daarom ook hier scherp op taalgebruik en opzet en lay-out. Ik denk dat iedere sollicitant dat zou moeten doen.”
Naast een cv en een motivatie is een goed LinkedIn-profiel tegenwoordig ook van belang. Waar moet zo’n profiel volgens jou aan voldoen?
“Zorg ook hier in elk geval weer voor een professionele foto. Als je die niet hebt, schakel dan eventueel een professionele fotograaf in. Dit is zo belangrijk. En zorg voor voldoende informatie, maak het de lezer makkelijk! En werk daarnaast zoveel mogelijk met kernwoorden, zoals bijvoorbeeld functietitel, dienstverband, locatie. Dan ben je ook beter vindbaar wanneer er via LinkedIn naar kandidaten wordt gezocht.
Zo zocht ik een tijd geleden Project Management Officers in opdracht van een accountancy bureau. Ik heb toen binnen LinkedIn op bepaalde kernwoorden gezocht en daardoor heel goede kandidaten gevonden. Zo goed zelfs, dat na 2 weken de proeftijd al niet meer nodig was.”
Wat zijn verder nog missers die mensen maken in sollicitaties?
“Wat ik ook wel zie is dat mensen vergeten om actuele contactgegevens achter te laten. Dit komt niet alleen op LinkedIn voor, maar dus ook op cv’s. Hoe verwacht je dat iemand contact opneemt? Het is mijn vak, maar ze moeten het zelf doen. Men realiseert zich niet dat ze het een ander, maar uiteindelijk ook zichzelf, heel moeilijk maken. Als je bang bent dat je privacy in het geding komt, maak dan desnoods een apart gmail-adres aan.
En in het verlengde van het thema ‘bereikbaarheid’ nog een laatste tip: zorg voor een vriendelijke, professionele boodschap op je voicemail. Onlangs hoorde ik een boodschap met op het eind de mededeling ‘bel me maar terug’. Dat doe ik dan natuurlijk niet meer, een hele duidelijke don’t.”
Steeds meer sollicitanten doen tegenwoordig aan loopbaanbegeleiding om zo hun kansen te vergroten. Merk jij het of iemand wel of geen begeleiding heeft gekregen?
“Dat ligt er sterk aan wie de loopbaanbegeleiding heeft verzorgd. Soms is de begeleiding nogal beperkt en is het cv nog steeds niet denderend. Maar als mensen goed begeleid zijn, dan merk ik dat wel in positieve zin. Niet alleen zien hun cv, mail en LinkedInprofiel er dan goed en professioneel uit, maar ook merk ik dat de kandidaten zelf vaak veel zelfverzekerder overkomen. Men heeft meer zelfvertrouwen en vertelt veel makkelijker over zichzelf. Ik hoef er dan veel minder aan te trekken. Dat kan de kansen zeker verhogen.
En vaak praten ze niet alleen makkelijker over zichzelf, maar is wat ze vertellen ook inhoudelijk veel relevanter. De insteek is anders. Ze praten niet over hun problemen en redenen om deze baan te verkrijgen, maar geven aan wat hun toegevoegde waarde voor de onderneming zou zijn, waarom het bedrijf hen zou moeten kiezen. Ze hebben zich met andere woorden beter verdiept in de onderneming en denken vanuit de onderneming.”
Kan een sollicitant naast brief, cv en LinkedIn nog meer doen om zijn/haar kansen te vergroten? En zo ja, wat dan?
“Ik blijf op die foto hameren. Overweeg om een fotograaf in te schakelen en ga eventueel eerst nog even langs een goede kapper. Verder raad ik aan om de vacature heel goed te lezen, zodat je echt goed weet wat men zoekt. Daarnaast kun je je kansen vergroten door je in het bedrijf te verdiepen. Bestudeer de website, bel ze op of lees desnoods enkele jaarverslagen. En zorg natuurlijk dat je ook wat doet met de gevonden informatie.
Op die manier laat je zien dat je werkelijk geïnteresseerd bent in de organisatie. Vanzelfsprekend verwoord je je motivatie in je mail, maar op deze manier ga je een stapje verder en laat je ook echt zien dat je gemotiveerd bent. Het vertrekpunt moet altijd zijn: what can I do for you in plaats van what’s in it for me.”
Wat vind jij van leeftijdsdiscriminatie?
“Natuurlijk is er soms een expliciete voorkeur voor een jongere kandidaat, bijvoorbeeld als er om een Young Professional wordt gevraagd of omdat de balans in de organisatie daarom vraagt. Verder geloof ik niet zo in leeftijdsdiscriminatie. De uitstraling is wel bepalend. Hoe zie je eruit, hoe kom je over, hoe is je houding en motoriek? Dat moet vitaal zijn en dan voel je jezelf over het algemeen ook lekkerder. Maar dat geldt voor elke werknemer, oud en jong. ‘Je neemt me maar zoals ik ben’, dat werkt in elk geval niet. Je moet wel je beste beentje voorzetten.
Ik heb trouwens ook zestigers aan het werk gekregen, dus het kan echt. Overigens was het ten tijde van de crisis wel lastiger en was er wel sprake van leeftijdsdiscriminatie. Maar nu, in een krappe arbeidsmarkt, speelt dat veel minder. Als je echter zelf in leeftijdsdiscriminatie gaat geloven, dan neem je dat ook mee in je houding en straal je het uit. Het wordt dan al snel een selffulfilling prophecy. Twijfel niet aan jezelf en zorg dat je ‘in shape’ bent.”
Wat kunnen 50-plussers doen om zich toch tegen leeftijdsdiscriminatie te wapenen? Of is het toch meer een kwestie van accepteren dat het voorkomt en verder gewoon je best blijven doen?
“Voor 50-plussers geldt eigenlijk hetzelfde als voor niet-50-plussers. Wel kun je als 50-plusser je ervaring meer inzetten en dan bedoel ik zowel je werk- als levenservaring. Door die ervaring te delen ontstaat verbinding. Je begrijpt de gesprekspartner beter, kunt anticiperen. Dus maak vooral gebruik van je pluspunten als 50-plusser. Zeg niet wat je niet kunt of bent, maar wat je wel kunt of bent!”
Heb je nog een allerlaatste tip?
“Wijd nooit uit over de negatieve aspecten van je voorgaande ontslag. Dat moet je echt nooit doen! Hou het op ‘we zijn uit elkaar gegroeid’ of iets dergelijks.”
Tot slot hieronder nog een samenvatting van Franziska’s belangrijkste do’s en don’ts bij een sollicitatie.
Do’s |
Don’ts |
| * Voeg een goede, zakelijke pasfoto toe
* Schrijf altijd een korte motivatie * Maak je cv scanbaar (bullet points) * Geef voldoende informatie over je functies * Gebruik kernwoorden in je LinkedIn-profiel * Zorg voor een vriendelijk voicemail-bericht |
* Voorkom taalfouten
* Zet geen oude contactgegevens neer * Wees niet te summier in je cv
|
Wil je nog meer weten over hoe je succesvoller solliciteren? Lees dan mijn blogs met tips over succesvol solliciteren of over het schrijven van overtuigende sollicitatieteksten.
En wil je meer weten of persoonlijk advies? Bel of mail me dan eens, ik vertel je graag over de mogelijkheden.